Ze zákona musíte mít prokazatelně a aktivně udělený souhlas s rozesíláním obchodních sdělení (tzv. newsletterů či akčních nabídek a letáků). Chráníte tak především sebe v případech kontroly, ale také ostatní, aby nedostávali obchodní sdělení, která si nevyžádali.

Co je double opt-in?

Double opt-in slouží k dvojitému potvrzení souhlasu odběratele se zasíláním obchodních sdělení (newsletterů). Od roku 2018, s příchodem GDPR, je toto potvrzení opravdu důležité. Pokud byste posílali obchodní sdělení jen pomocí single opt-inu, mohli byste se vystavit zbytečným problémům, či dokonce sankcím.

Single opt-in spočívá jen v jednoduchém přihlášení k odebírání daných newsletterů, ale bez dalšího potvrzení odběratele, které je však nutné. Potvrzením totiž získáte souhlas se zpracováním osobních údajů přímo od daného člověka, který má zájem o zasílání novinek a jiných sdělení. Díky dvojitému potvrzení nejen vyhovíte zákonu, ale získáte tak databázi kontaktů lidí, kteří mají opravdový zájem o Vaše služby či zboží. Tím se zvyšuje celková efektivita rozesílání obchodních sdělení.

Dvojité potvrzení spočívá v těchto krocích:

1. Zájemce vyplní formulář pro přihlášení k zasílání newsletterů (pomocí zaškrtnutí políčka či vyplnění e-mailu);

2. Poté je mu doručen e-mail s odkazem na potvrzení souhlasu se zasíláním obchodních sdělení.

Teprve po druhém potvrzení dochází k uložení e-mailové adresy do databáze odběratelů, díky níž se obchodní sdělení rozesílají. Do databáze by se měly ukládat i údaje o poskytnutí souhlasu - kdy a na jaký odkaz příjemce klikl, pro případné poskytnutí důkazů o souhlasu.

Dvojitým potvrzením zabráníte nevyžádaným obchodním nabídkám, o které by neměli klienti zájem. Často se totiž stávalo, že někdo zadal cizí emailovou adresu (ať už schválně, nebo omylem). Daný člověk měl poté e-mailovou schránku plnou sdělení, o nichž nevěděl, kde se vzaly a o něž neměl a nemá zájem. Zároveň, v případě kontroly ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů budete “kryti”, když takto jednoznačně můžete bez větších obtíží prokázat souhlas všech osob přihlášených k odběru obchodních sdělení.

Náležitosti v obchodních sděleních

Vždy je nutné v předmětu, na začátku textu či přímo v e-mailové adrese odesílatele takové zprávy uvést, že se jedná o obchodní sdělení (OS) či newsletter. Dbejte také na to, aby obchodní sdělení nebyla zasílána z e-mailové adresy, která by neměla žádnou spojitost s Vaší společností a nebyla tak pro jejího adresáta klamavá. Ve zprávě se zpravidla musí nacházet platné údaje o fyzické či právnické osobě, jejíž služby/zboží jsou tímto propagovány, spolu s odkazem a podrobnou informací, jak se z odběru obchodních sdělení odhlásit (dle § 7 odst. 4 zákona č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti). Pozor, neschovávejte obchodní sdělení do e-mailů, které jimi nejsou – např. potvrzení objednávky apod.

Kontroly týkající se dodržování zákonných povinností

Na základě podnětů (bohužel, většinou od konkurence, či nespokojených zákazníků) je Úřad pro ochranu osobních údajů kdykoliv oprávněn zkontrolovat dodržování povinností, týkajících se zasílání obchodních sdělení.  Jedním z případů je nejmenovaná firma, které byla uložena pokuta ve výši 36.000 Kč, jelikož nebyla schopna doložit udělený souhlas a tím porušila povinnosti uvedené v § 7 odst. 2 zákona č. 480/2004 Sb. Toto ustanovení udává povinnost využít podrobnosti elektronického kontaktu za účelem šíření obchodních sdělení elektronickými prostředky pouze ve vztahu k uživatelům, kteří k tomu dali předchozí souhlas.[1] Ačkoliv vše uvedené může znít jako banalita, kterou není třeba řešit, pak vězte, že takových pokutovaných společností je ročně mnoho.

Proto je vždy dobré mít v tomto ohledu přehled, a tak předejít zbytečným starostem a sankcím.

[1] Doslovná citace aktuálního znění § 7 odst. 2 zákona č. 480/2004 Sb.:,,Podrobnosti elektronického kontaktu lze za účelem šíření obchodních sdělení elektronickými prostředky využít pouze ve vztahu k uživatelům, kteří k tomu dali předchozí souhlas.”